Các địa phương trên địa bàn huyện tập trung số hóa dữ liệu hộ tịch
Thời gian gần đây, các địa phương trên địa bàn huyện đang tập trung cao độ, đẩy nhanh tiến trình số hóa dữ liệu hộ tịch đảm bảo theo đúng kế hoạch đề ra. Qua đó nâng cao hiệu quả cải cách thủ tục hành chính, hiệu lực quản lý nhà nước, góp phần phục vụ Nhân dân được tốt hơn, thúc đẩy kinh tế, xã hội ở địa phương ngày càng phát triển.
Sau khi UBND huyện tổ chức hội nghị triển khai kế hoạch số hóa sổ hộ tịch trên địa bàn huyện, UBND Quảng Tiến đã xây dựng và ban hành kế hoạch triển khai thực hiện số hóa sổ hộ tịch ở địa phương, tổng hợp hồ sơ đang lưu trữ để tiến hành số hóa các loại sổ hộ tịch giấy được đăng ký trước ngày Phần mền đăng ký và quản lý hộ tịch được triển khai trên địa bàn xã. Xã Quảng Tiến đã thành lập tổ công tác thực hiện việc nhập dữ liệu hộ tịch từ sổ hộ tịch trên nền cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư với 14 thành viên tham gia do đồng chí Phó Chủ tịch UBND xã làm tổ trưởng. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện gặp không ít khó khăn. Đó là hồ sơ cần nhập liệu khá lớn và biến động theo giai đoạn lịch sử khi địa phương nhiều lần chia tách, sáp nhập. Cùng với đó là hồ sơ được viết bằng tay, viết tắt, chưa đầy đủ thông tin, kinh phí hỗ trợ thực hiện chương trình chưa được phân bổ…vì vậy đã làm ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện. Vượt qua những khó khăn đó, UBND xã Quảng Tiến đã tập trung chỉ đạo, phân công nhiệm vụ cụ thể cho các thành viên trong tổ công tác để cập nhập dữ liệu sổ hộ tịch giấy trên nền cơ sở dữ liệu điện tử, từ đó liên thông, thống nhất dữ liệu với cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư và sổ hộ tịch theo đúng quy định. Địa phương phấn đấu hoàn thành trước ngày 01/05/2024. Bà Nguyễn Thị Thanh Vân – Phó Chủ tịch UBND, Tổ trưởng tổ công tác thực hiện việc nhập dữ liệu hộ tịch xã Quảng Tiến nói: Tổ đã họp để triển khai nhiệm vụ phân loại sổ. Thành lập 3 tổ thực hiện nhiệm vụ: một tổ nhập dữ liệu, tổ thứ hai thì chụp/scan để tạo trang đính kèm file và tổ thứ ba tạo File Excel. Đối với xã Quảng Tiến tổng dữ liệu cần phải số hóa sổ hộ tịch hơn 12.400 hồ sơ. Sau khi triển khai được khoảng 20 ngày, địa phương đã nhập dữ liệu được gần 7.200 hồ sơ nhập trên nền cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư, trong đó có hơn 3.000 hồ sơ dữ liệu đã đính kèm File…
Cùng với nhiệm vụ tiếp nhận và giải quyết các giấy tờ thủ tục hành chính cho Nhân dân khi đến giao dịch, hằng ngày bà Huỳnh Thị Mai Hạnh - Công chức Tư pháp – Hộ tịch xã Quảng Tiến cùng với các thành viên trong tổ công tác tranh thủ thời gian ngoài giờ, ngày nghỉ cuối tuần để tập trung thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch. Những chồng hồ sơ hộ tịch - tư pháp dày cộp được lưu trữ hàng chục năm nay đã lần lượt được cán bộ, công chức xã phân loại theo màu sắc, theo từng lĩnh để tiến hành các bước số hóa dữ liệu hộ tịch. Mỗi người mỗi việc đã được phân công, từ chụp/scan các trang giấy trong sổ thành File PDF, tiếp đến tạo một File mềm Excel chứa dữ liệu giống như trong sổ cũng như tiến hành rà soát lại thông tin đảm bảo chính xác từ sổ hộ tịch gốc để thực hiện cập nhật vào dữ liệu trên nền cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư. Bà Huỳnh Thị Mai Hạnh - Công chức Tư pháp - Hộ tịch xã Quảng Tiến nói: Bản thân thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, phân loại sổ, chuyển sang Công an xã để nhập dữ liệu hộ tịch, trực tiếp phối hợp với Công an xã tiếp nhận dữ liệu lên hệ thống cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư. Bên cạnh đó bản thân còn phân loại sổ đối với những dữ liệu đã cập nhập lên hệ thống cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, chuyển đến các Hội đoàn thể của xã để thực hiện chụp/scan tạo trang, tạo sổ hộ tịch đính kèm lên File hệ thống dữ liệu hộ tịch điện tử. Đồng thời phân loại các sổ còn lại như: giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, sổ thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch chuyển đến cán bộ, công chức UBND xã để tạo File Excel dữ liệu hộ tịch…
Cán bộ, công chức thị trấn Ea Pốk đang tập trung số hóa dữ liệu sổ hộ tịch
Cũng như xã Quảng Tiến, thời gian qua cán bộ, công chức thị trấn Ea Pốk cũng đang tập trung cao độ, không quản ngày đêm hay ngày nghỉ để sớm hoàn thành việc số hóa dữ liệu hộ tịch. Sau khi thống kê, rà soát, thị trấn Ea Pốk có 16.567 hồ sơ hộ tịch giấy được lưu trữ cần được số hóa dữ liệu. Để thực hiện việc số hóa dữ liệu hộ tịch, cán bộ, công chức thị trấn Ea Pốk đều nỗ lực làm thêm giờ, kể cả ngày nghỉ nhằm sớm hoàn thành việc số hóa dữ liệu… Sau khi hoàn tất việc số hóa, các dữ liệu được cập nhật, lưu giữ trên môi trường mạng sẽ giúp việc truy cập, xác minh thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện, góp phần thực hiện hiệu quả công tác cải cách hành chính, đáp ứng nhu cầu phục vụ Nhân dân ngày một tốt hơn. Đến thời điểm hiện nay thị trấn Ea Pốk đã thực hiện nhập dữ liệu gần 9.000 hồ sơ trên nền cơ sở dữ liệu Quốc gia về dân cư. Bà Nguyễn Thị Kim Thúy - Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch thị trấn Ea Pốk cho biết thêm: Hiện nay chúng tôi đang tập trung cao độ nhập dữ liệu số hóa sổ hộ tịch theo đúng thành phần, nhiệm vụ đã được phân công. Chúng tôi vừa thực hiện công việc chuyên môn hằng ngày, vừa tranh thủ thời gian thực hiện nhiệm vụ số hóa sổ hộ tịch, làm kể cả ngoài giờ, thứ 7 và chủ nhật, thậm chí vào các buổi tối. Việc số hóa dữ liệu hộ tịch mang lại rất nhiều thuận lợi cho người dân khi đến giao dịch TTHC. Chỉ cần nhập thông tin vào phần mền thì thông tin của người đến giao dịch hiện ra và chỉ cần in, trình lãnh đạo ký, thông tin người đến giao dịch được tái sử dụng, đơn giản hóa TTHC giữ cơ quan chính quyền và cá nhân, tổ chức đến giao dịch.
Hiện nay các địa phương trong huyện đang tập trung nhân lực, khắc phục khó khăn, triển khai các giải pháp để đẩy nhanh tiến độ hoàn thành việc số hóa sổ hộ tịch với số liệu đầy đủ, rõ ràng, thống nhất và đảm bảo theo đúng kế hoạch đề ra. Từ đó góp phần giúp chính quyền giảm tải và rút ngắn thời gian giải quyết các thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân trong việc thực hiện các thủ tục hành chính, nhất là việc đăng ký hộ tịch trực tuyến./.
H'Xiu Êban
